AI- en Microsoft 365-opleidingen: zo zorg je dat ze ook renderen

In veel organisaties staan de AI-licenties klaar, maar gebruiken de mensen ze niet. Zij bepalen wel of AI en Microsoft 365 iets opleveren. Daarvoor moeten ze weten wat de tools wel en niet kunnen, en hoe ze er veilig mee aan de slag gaan.

In deze gids zetten we op een rij hoe je een opleidingstraject opzet dat zichtbaar wordt in het werk van elke dag, op basis van de trajecten die we bij klanten begeleiden.

Een opleiding levert pas iets op als je mensen na afloop anders werken: ze vinden sneller wat ze zoeken, werken vlotter samen en zetten AI in voor taken die vroeger uren tijd kostten.

Een tevredenheidsscore na de sessie of het aantal deelnemers zegt daar weinig over. Dat meet de opleiding en niet het effect. Het effect zichtbaar maken lukt het best met een nulmeting vooraf en een hermeting achteraf. In stap 1 en stap 6 lees je hoe.

Een opleiding wordt vaak als losse sessie ingepland, zonder vervolg. Iedereen krijgt dezelfde inhoud, of ze nu beginner zijn of al vlot met Copilot werken. De voorbeelden komen uit een handleiding, niet uit de eigen praktijk. En achteraf meet niemand of er iets veranderd is.

Een losse opleiding blijft een goede start. Het effect wordt groter als ze deel uitmaakt van een traject. De stappen hieronder helpen je om je training te laten renderen.

Voor je een opleiding kiest, helpt het om te weten wat je team al kan. Met Xylos Insights voert een AI-agent een kort gesprek met elke medewerker. Je krijgt een DigiScore per medewerker, een heatmap per team en een overzicht van de leernoden en de leervormen die je mensen verkiezen. Van daaruit bouw je een leertraject op maat, tot op het niveau van elke medewerker als je dat wil.

De samenstelling van je opleidingstraject hangt af van je organisatie. Deze vertrekpunten zien we het vaakst:

• Starten met een brede digitale basis voor iedereen, daarna starten met AI

• In de diepte gaan met één afdeling, en daarna verder uitrollen

• Een volledig groeipad uitstippelen

Mensen leren op verschillende manieren. Combineer daarom klassikale en online training met coaching op de werkvloer. Met korte video's in OASE, ons videoleerplatform, krijgen je mensen uitleg op het moment dat ze die nodig hebben. Met PlayForward, ons online leerplatform voor gamified learning, ervaren teams AI en Copilot via spel en teamopdrachten.

Met het AI-literacy programma bouwen je mensen in enkele maanden de kennis op om AI-tools productief in te zetten. Dit blended leerprogramma combineert workshops ter plaatse en online sessies met een-op-een coaching voor een duurzaam resultaat.

Deelnemers leren het snelst in een veilige leeromgeving, met opdrachten uit hun eigen job. Start daarom met een kennisintake, zodat de trainer weet met welke documenten, processen en vragen je mensen dagelijks werken. En ga daarna aan de slag met voorbeelden uit hun takenpakket.

Als je Microsoft 365, Copilot of een nieuwe toepassing uitrolt, zorg dan meteen voor begeleiding. Change management zorgt dat mensen weten waarom er iets verandert en wat het hen oplevert.

Bij Xylos zetten we Digital Coaches in om collega's op de werkplek te ondersteunen. Je servicedesk krijgt zo minder vragen, je mensen krijgen de hulp die ze nodig hebben om aan de slag te gaan met de digitale tools.

Is het leertraject afgelopen? Laat opnieuw meten waar je mensen staan en kijk naar het echte gebruik van de tools. Zo zie je welke vooruitgang er is en waar je best verder op inzet.

Ben je op zoek naar een partner om je mensen op te leiden? Stel deze vragen:

• Meet de partner eerst waar je mensen staan, voor ze een opleiding naar voren schuiven?

• Werkt de partner met opdrachten uit het takenpakket van je mensen?

• Combineert de partner training, coaching en online leren (blended leren)?

• Begeleidt de partner ook de adoptie bij de uitrol van nieuwe tools?

• Hoe meet de partner het effect op de werkvloer?

Maxeda DIY Group koos voor een gepersonaliseerd leertraject dat Microsoft Copilot verankerde in het dagelijkse werk. Erik Cuypers, Group CDO & CIO: "Dankzij hun gevarieerde aanbod in trainingen, webinars en one-to-one coachingsessies is het enthousiasme vandaag voelbaar. Mensen hebben geen schrik voor AI, integendeel: ze beginnen het meer en meer te gebruiken."

Xylos is een Belgisch familiebedrijf in tech met hoofdzetel in Antwerpen. Opleiding is al veertig jaar ons vak: we leiden jaarlijks meer dan 74.000 mensen op, en die ervaring zit in een kennisbank van meer dan tachtig opleidingen en leervormen. Xylos is Microsoft Solutions Partner voor AI Business Solutions, met de specialisatie Adoption and Change Management.

Met Learning Services begeleidt Xylos organisaties bij het opleiden van hun mensen. Het aanbod omvat Microsoft 365-training, AI- en Copilot-training, de Microsoft 365 productivity track, het AI-literacy programma, PlayForward en het videoleerplatform OASE. Xylos Insights is het vertrekpunt om te meten waar je mensen staan. Xylos werkte onder meer voor Maxeda, AXA, AG Insurance, Belfius en DP World.

Benieuwd welk traject bij je organisatie past? Plan een gesprek met onze experts of start met Xylos Insights.