Politique de confidentialité de Xylos NV

1. Identité du responsable du traitement

La présente politique s'applique à partir de mars 2024 et émane du responsable du traitement Xylos NV

XYLOS NV, Noorderlaan 139, 2030 Anvers, BCE 0877.360.743

(ci-après 'Xylos')

Vous pouvez joindre notre équipe interne chargée de la vie privée ainsi que notre DPO externe via privacy@xylos.com

Xylos attache de l'importance à la protection de vos données à caractère personnel. Lors de vos contacts avec Xylos, il se peut que vous partagiez des données personnelles avec nous, afin que nous puissions vous identifier en tant que particulier, collaborateur d'une entreprise, … (par exemple votre nom complet, votre adresse e-mail, votre adresse et votre numéro de téléphone). Ce sont vos "données à caractère personnel".

2. Quelles données à caractère personnel traitons-nous et à quelles fins ?

Xylos collecte, enregistre et traite les données à caractère personnel de personnes de contact chez des clients (potentiels) de Xylos (ci-après 'Client(s)'), de candidats, de collaborateurs, de freelances indépendants ou d'autres personnes avec lesquelles notre entreprise est en contact. Ces données sont par exemple communiquées par les personnes elles-mêmes lors d'une prise de contact.

Les données à caractère personnel sont toujours traitées dans le respect des principes de la législation sur la vie privée et du Règlement général sur la protection des données, à savoir le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel sont traitées de manière licite, loyale et transparente, et ce dans un but déterminé et explicite. Grâce à des mises à jour régulières de notre base de données, Xylos veille également à la minimisation des données.

Xylos traite vos données à caractère personnel, entre autres, aux fins suivantes :

• Gestion de la clientèle – la collecte de nouveaux prospects et personnes de contact, de données d'entreprise, de données d'identification, de données financières, d'échanges d'informations et d'informations de projet ;

• Recrutement de nouveaux collaborateurs – coordonnées professionnelles, fonction, expérience, données de carrière, données liées à une description de fonction d'un Client ; les données de nouveaux collaborateurs et de freelances sont chargées dans nos systèmes afin de pouvoir établir une bonne correspondance entre, notamment, l'expérience et les spécialisations d'un candidat et les missions disponibles. Lors du démarrage d'une nouvelle mission dans le cadre d'un contrat Client, il se peut que des données à caractère personnel soient partagées concernant les personnes impliquées dans le contrat. Ces personnes sont contractuellement tenues à la confidentialité.

• Informations sur nos activités professionnelles et sociales, ou sur tout autre sujet susceptible de vous concerner, via nos canaux de communication (p. ex. newsletter, site web) ;

• Lorsque vous prenez contact avec notre entreprise via les réseaux sociaux ou que votre profil est accessible au sein de ces plateformes, des données à caractère personnel peuvent être partagées avec Xylos en tant que partie de cette plateforme ; nous recommandons aux utilisateurs des réseaux sociaux de vérifier les conditions de confidentialité qui s'appliquent aux utilisateurs de telles plateformes.

• Pour la poursuite de l'exécution des contrats conclus avec nos Clients ;

• Le traitement des obligations financières et comptables ;

• L'analyse de données afin d'améliorer l'efficacité et la performance de nos services ; des modèles d'IA peuvent être utilisés à cette fin. Ces modèles d'IA peuvent servir à fournir nos services encore plus rapidement à nos Clients.

• Pour satisfaire à des obligations juridiques ;

• Lorsque l'intérêt légitime de l'entreprise l'exige, mais toujours de manière claire pour la personne concernée, par exemple pour des raisons de sécurité.

D'autres données sont collectées de manière automatisée par des 'cookies' et d'autres systèmes ou applications qui recueillent des informations lors de la visite du site web. Lors d'une première visite du site web, vous pouvez, via notre pop-up de cookies, régler les types de cookies selon vos souhaits et trouver davantage d'informations sur les cookies concernés.

Les données à caractère personnel sont sécurisées de manière appropriée au moyen de mesures techniques et organisationnelles adéquates que nous préférons ne pas divulguer ; si vous avez d'autres questions à ce sujet, vous pouvez vous adresser à notre délégué à la protection des données (DPO) ou à votre personne de contact chez Xylos ;

Xylos en tant que sous-traitant

Dans le cadre des services que Xylos fournit toujours pour le compte du Client, Xylos a parfois accès aux données à caractère personnel du client final. Dans de telles situations, le Client de Xylos aura le rôle de "responsable du traitement" et Xylos celui de "sous-traitant", tels que décrits dans le RGPD. Dans ces cas, vous serez renvoyé vers le responsable du traitement en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel.

3. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Xylos opte pour des partenaires capables de garantir un même niveau de protection de vos données à caractère personnel. Les données à caractère personnel ne seront pas transférées en dehors de l'Espace économique européen (EEE), sauf si des garanties suffisantes sont apportées conformément au Règlement général sur la protection des données ou au EU-U.S. Data Privacy Framework.

Il se peut que vos données à caractère personnel soient partagées avec des partenaires commerciaux externes. Il peut s'agir par exemple de fournisseurs en matière d'infrastructure informatique, d'obligations administratives ou comptables, mais aussi de sous-traitants ou de sous-traitants ultérieurs.

Xylos vise la qualité et l'excellence et grandit d'année en année. Dans cette optique, il se peut que des données à caractère personnel soient partagées au sein de nos départements et dans le cadre des finalités du traitement.

Vis-à-vis de nos Clients, Xylos a dans la plupart des cas la qualité de sous-traitant ; en cette qualité, il se peut que des données professionnelles, susceptibles de contenir des données à caractère personnel, soient partagées. Vous en serez informé lors de votre entrée en service ou au démarrage d'un nouveau projet. En tout état de cause, vous pouvez toujours obtenir davantage d'informations auprès de notre DPO.

4. Combien de temps conservons-nous les données à caractère personnel ?

La durée de conservation des données à caractère personnel est limitée au temps nécessaire à la réalisation des finalités du traitement. Nous visons à cet égard une base de données actuelle, mise à jour régulièrement.

En ce qui concerne les candidats, les délais suivants ont été convenus :

• Candidats sans consentement : 3 ans sans consentement, 5 ans après consentement

En ce qui concerne les personnes qui ont eu une relation contractuelle avec Xylos :

• Les données à caractère personnel sont conservées jusqu'à 10 ans après la fin du dernier contrat de travail avec la personne, en raison d'éventuelles créances commerciales et d'accidents du travail. Il peut toutefois être dérogé à ce délai dans des cas exceptionnels, comme un litige de longue durée.

Les données d'identification électroniques, telles que l'adresse IP, sont automatiquement supprimées conformément au délai indiqué dans la politique en matière de cookies. Vous pouvez consulter ce délai d'expiration sur le site web.

5. Droits de la personne concernée

Vous disposez de différents droits concernant les données que nous traitons à votre sujet. Si vous souhaitez exercer l'un des droits suivants, veuillez nous contacter ou contacter notre DPO externe via les coordonnées reprises au premier titre de la présente déclaration de confidentialité.

Droit d'accès et de copie

Vous avez le droit de consulter vos données et d'en obtenir une copie. Ce droit comprend également la possibilité de demander des informations complémentaires sur le traitement de vos données, notamment quant aux catégories de données traitées à votre sujet et aux finalités poursuivies.

Droit de modification ou de rectification

Vous avez le droit de faire rectifier vos données si vous estimez que nous disposons de données inexactes.

Droit à l'effacement (droit à l'oubli)

Vous avez le droit de demander que nous effacions vos données sans retard injustifié. Nous ne serons toutefois pas toujours en mesure de donner suite à une telle demande, notamment lorsque nous avons encore besoin des données dans le cadre d'une affiliation ou d'un dossier en cours, ou lorsque la conservation de certaines de vos données pendant une durée déterminée est légalement obligatoire.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de faire limiter le traitement de vos données. Le traitement est alors temporairement suspendu, par exemple jusqu'à ce qu'il y ait une certitude quant à leur exactitude.

Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment en nous contactant.

Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données fondé sur nos intérêts légitimes ou sur l'intérêt général. Cette opposition doit reposer sur des motifs tenant à votre situation particulière. Dans ce cas, nous devons mettre fin au traitement, sauf si nous invoquons des motifs légitimes impérieux pour le poursuivre.

Vous pouvez toutefois toujours vous opposer à l'utilisation de vos données à des fins de marketing direct, après quoi nous sommes en tout état de cause tenus de mettre fin au traitement à ces fins. Pour les messages promotionnels que vous recevez de notre part par e-mail, vous pouvez exercer ce droit d'opposition simplement en cliquant sur le bouton "se désinscrire" prévu à cet effet.

Droit à la portabilité

Vous avez le droit de recevoir, sous forme électronique, les données que vous nous avez vous-même fournies avec votre consentement ou en exécution d'un contrat. Elles peuvent ainsi être facilement transférées à une autre organisation.

Droit d'introduire une plainte auprès de votre autorité de contrôle

Si vous estimez que nous traitons vos données de manière incorrecte, vous avez toujours le droit d'introduire une plainte auprès de votre autorité de contrôle en matière de protection des données. Vous pouvez le faire auprès de l'autorité de contrôle de l'État membre de l'EEE dans lequel vous résidez habituellement, où se trouve votre lieu de travail ou où la violation alléguée a été commise. En tant qu'entreprise belge, nous renvoyons ci-dessous aux coordonnées de l'Autorité belge de protection des données.

Autorité de protection des données (APD), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be

Pour de plus amples informations et pour les coordonnées de l'autorité de contrôle de chaque État membre de l'EEE, nous renvoyons à la page web du Comité européen de la protection des données reprenant toutes les coordonnées utiles.

Sécurité et confidentialité

Xylos a développé des mesures de sécurité, adaptées sur le plan technique et organisationnel, afin d'éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l'accès non autorisé ou la communication par erreur à des tiers de données à caractère personnel collectées sur le site web, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

Notre site web et/ou notre service n'a pas l'intention de collecter des données sur des visiteurs de moins de 16 ans, sauf s'ils disposent de l'autorisation de leurs parents ou de leur tuteur. Nous ne pouvons toutefois pas vérifier si un visiteur du site a plus de 16 ans. Nous recommandons dès lors aux parents de s'impliquer dans les activités en ligne de leurs enfants, afin d'éviter que des données concernant des enfants soient collectées sans autorisation parentale. Si vous êtes convaincu que nous avons collecté des données personnelles sur un mineur sans cette autorisation, contactez-nous via privacy@xylos.com et nous supprimerons ces informations.

Si vous avez l'impression que vos données ne sont pas correctement sécurisées ou s'il existe des indices d'utilisation abusive, contactez-nous via privacy@xylos.com.

Exactitude de vos données

Toute personne qui communique des données à Xylos garantit que ces données sont exactes et complètes. La communication de données inexactes ou de données appartenant à des tiers peut entraîner, temporairement ou définitivement, le refus total ou partiel de l'accès aux produits et services de Xylos.

Autres dispositions

La présente déclaration de confidentialité peut être modifiée de temps à autre, notamment en tenant compte des nouvelles lois et réglementations ou de leurs évolutions. Les modifications entrent automatiquement en vigueur dès leur publication. Il s'agit d'une traduction française de la politique de confidentialité ; en cas de divergence d'interprétation, la version néerlandaise originale prévaut.

Si l'une des dispositions qui précèdent concernant le traitement des données à caractère personnel, ou toute autre disposition, devait ne pas être valable, toutes les parties acceptent qu'elle soit remplacée par une disposition se rapprochant autant que possible de l'objectif sous-jacent de la disposition initiale.

La politique de confidentialité de Xylos est soumise au droit belge.

Les autorités belges (p. ex. l'Autorité de protection des données) et les tribunaux compétents pour le siège social sont, à l'exclusion de tous autres, compétents pour connaître des litiges et des plaintes qui pourraient survenir en rapport avec ce site web ou son utilisation, ou concernant le traitement de données à caractère personnel ou tout autre litige.

En ce qui concerne la conformité à la législation en vigueur, les droits et obligations découlant du Règlement général sur la protection des données ou le suivi d'un éventuel incident de sécurité de l'information, vous pouvez prendre contact via privacy@xylos.com.

XYLOS NV, Noorderlaan 139, 2030 Anvers, Belgique